Dokumen apa saja yang harus diterbitkan freelancer?

Tiga dokumen berurutan: surat penawaran (sebelum kerjaan mulai), invoice (saat menagih), dan kwitansi (setelah dibayar). Bukti potong tidak kamu terbitkan — itu dokumen yang kamu terima dari klien perusahaan yang memotong PPh, diterbitkan lewat e-Bupot (Coretax DJP).

Apakah harus punya PT untuk menerbitkan invoice dan kwitansi?

Tidak. Orang pribadi bisa menerbitkan surat penawaran, invoice, dan kwitansi atas nama sendiri — cukup nama, alamat, dan NPWP (kini 16 digit; NIK bisa berlaku sebagai NPWP). Yang terikat status khusus hanya Faktur Pajak, yang butuh pengukuhan PKP.

Apa bedanya kwitansi dengan Faktur Pajak?

Kwitansi adalah tanda terima pembayaran yang bisa diterbitkan siapa saja. Faktur Pajak adalah dokumen PPN yang hanya boleh diterbitkan PKP, dan hanya lewat e-Faktur di Coretax DJP — dengan PPN efektif 11% (tarif 12% × DPP 11/12, PMK 131/2024). Belum PKP berarti cukup kwitansi dan tidak memungut PPN.

Kenapa bukti potong harus dikumpulkan?

Karena PPh yang dipotong klien (umumnya efektif 2,5% PPh 21 untuk orang pribadi, PMK 168/2023) adalah pajak yang sudah dibayar di muka atas namamu. Bukti potong itulah dasar mengkreditkannya saat lapor SPT Tahunan — tanpa lembar itu, kreditnya susah diklaim dan penghasilanmu bisa kena pajak dua kali.

Kapan kwitansi wajib pakai meterai?

Saat kwitansi menyatakan penerimaan uang lebih dari Rp5.000.000 — bea meterainya Rp10.000 (UU 10/2020), dan untuk dokumen PDF dipakai e-Meterai. Invoice biasa tidak kena bea meterai. Kwitansi di atas Rp5 juta dari Tagihin otomatis menampilkan pengingat meterai.

Kapan batas lapor SPT Tahunan dan formulir apa yang dipakai?

SPT Tahunan orang pribadi paling lambat 31 Maret, dilaporkan lewat Coretax DJP. Freelancer dengan penghasilan usaha/pekerjaan bebas memakai formulir 1770 (1770 S/SS hanya untuk penghasilan murni gaji pegawai). Telat lapor kena denda Rp100.000.

Panduan dasar untuk freelancer

Dokumen yang dibutuhkan freelancer Indonesia — dari NPWP sampai SPT Tahunan

Freelancer di Indonesia butuh satu identitas pajak dan satu set dokumen kerja. Identitasnya: NPWP — kini 16 digit, dan NIK orang pribadi bisa berlaku sebagai NPWP — plus akun Coretax DJP untuk urusan lapor. Dalam alur kerja, kamu menerbitkan tiga dokumen berurutan: surat penawaran (sebelum mulai), invoice (saat menagih), dan kwitansi (setelah dibayar). Dari klien perusahaan kamu menerima bukti potong — kumpulkan semuanya, karena itu kredit pajakmu. Setahun sekali kamu melaporkan SPT Tahunan (formulir 1770, paling lambat 31 Maret), dengan mutasi rekening bank/e-wallet sebagai bukti omzet. Faktur Pajak hanya untuk yang berstatus PKP dan hanya terbit lewat e-Faktur (Coretax DJP). Semua dokumen kerja itu bisa dibuat orang pribadi — tanpa harus mendirikan PT.

Banyak freelancer baru bingung: dokumen apa saja yang harus disiapkan supaya bisa terima kerjaan, ditransfer klien, dan aman saat urusan pajak? Jawabannya lebih pendek dari yang kamu kira — halaman ini memetakan semuanya dalam satu daftar, lengkap dengan kapan masing-masing dipakai.

Oleh tim Tagihin · Diperbarui 10 Jun 2026

Informasi umum untuk pemahaman, bukan nasihat pajak. Untuk kasusmu, cek ke DJP (Kring Pajak 1500200) atau konsultan pajak.

Peta lengkap: dokumen apa, kapan dipakai

Kapan	Dokumen	Siapa yang pegang
Sebelum mulai apa pun	NPWP + akun Coretax DJP	Kamu daftar sekali di DJP
1. Sebelum kerjaan jalan	Surat Penawaran	Kamu → klien
2. Saat menagih	Invoice	Kamu → klien
3. Setelah dibayar	Kwitansi	Kamu → klien
4. Saat klien memotong PPh	Bukti potong	Klien → kamu (via e-Bupot)
Sepanjang tahun	Mutasi rekening / e-wallet	Kamu simpan sebagai bukti omzet
Setahun sekali, paling lambat 31 Maret	SPT Tahunan (formulir 1770)	Kamu → DJP lewat Coretax
Hanya kalau sudah PKP	Faktur Pajak	Terbit hanya lewat e-Faktur (Coretax)

Fondasi: NPWP 16 digit + akun Coretax

Sebelum dokumen lain, urus identitas pajakmu. Sejak era Coretax, NPWP berformat 16 digit dan NIK orang pribadi bisa berlaku sebagai NPWP — NPWP lama 15 digit tetap dikenali (sistem menambahkan angka 0 di depan). Kalau usahamu punya lokasi cabang, ada juga NITKU 22 digit; kantor pusat memakai akhiran 000000.

Kenapa ini dokumen nomor satu? Karena tanpa NPWP, pemotongan PPh dari klien perusahaan jadi lebih berat: PPh 21 dikenakan 120% dari tarif normal dan PPh 23 dikenakan 200% (PMK 168/2023 dan UU PPh). Mencantumkan NPWP di invoice hampir selalu lebih hemat daripada kena tarif penalti.

Soal akses online: dulu lapor lewat DJP Online butuh nomor EFIN. Di era Coretax semuanya pindah ke satu akun Coretax DJP — di sanalah kamu melihat bukti potong yang terbit atas NPWP-mu dan melaporkan SPT.

Alur dokumen kerja: surat penawaran → invoice → kwitansi

Tiga dokumen ini mengikuti alur setiap kerjaan, dan ketiganya kamu terbitkan sendiri — orang pribadi, tanpa PT, sudah cukup.

1. Surat penawaran — sebelum kerjaan jalan

Surat penawaran mengunci harga, ruang lingkup, dan syarat pembayaran sebelum kamu mulai mengerjakan apa pun. Sekali klien menyetujuinya, perdebatan soal “kok jadi segini?” di akhir proyek hampir hilang. Cantumkan: identitas kedua pihak, rincian pekerjaan dan harga per item, pajak yang relevan, masa berlaku penawaran, dan termin pembayaran (DP, pelunasan, atau per milestone).

2. Invoice — saat menagih

Invoice terbit saat tagihan jatuh tempo — setelah serah terima, atau sesuai termin yang disepakati. Isinya nomor invoice, rincian pekerjaan, total yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Biar cepat dibayar, sertakan cara bayar yang tinggal dipindai: QR QRIS dinamis dengan nominal pas, jadi klien tidak bisa salah ketik jumlah transfer.

Istilah: di percakapan sehari-hari orang menyebutnya “tagihan”, dan beberapa perusahaan memakai kata “faktur” untuk invoice komersial. Hati-hati: “Faktur Pajak” adalah dokumen hukum yang berbeda sama sekali — hanya PKP yang bisa menerbitkannya (lihat bagian bawah).

3. Kwitansi — setelah uang masuk

Kwitansi adalah tanda terima uang: bukti bahwa pembayaran sudah kamu terima. Klien butuh untuk arsip dan pertanggungjawaban biayanya; kamu butuh sebagai jejak rapi atas penghasilanmu. Orang pribadi sah-sah saja menerbitkan kwitansi atas nama sendiri dengan NPWP/NIK.

Satu aturan yang sering kelewat: kwitansi yang menyatakan penerimaan uang di atas Rp5.000.000 wajib dibubuhi bea meterai Rp10.000 (UU 10/2020) — untuk PDF dipakai e-Meterai. Invoice biasa tidak kena bea meterai, karena bukan dokumen penerimaan uang.

Bukti potong — dokumen yang kamu TERIMA, bukan terbitkan

Saat klien berbentuk perusahaan membayar jasamu, mereka biasanya memotong PPh dari pembayaran: freelancer orang pribadi dipotong PPh 21 bukan pegawai — efektif 2,5% dari bruto (DPP 50% × tarif Pasal 17 lapisan pertama 5%, PMK 168/2023) — sedangkan vendor berbentuk badan dipotong PPh 23 sebesar 2% untuk jasa. Sebagai bukti, klien wajib menerbitkan bukti potong lewat e-Bupot di Coretax DJP.

Jangan pernah anggap remeh lembar ini. PPh yang dipotong adalah pajak yang sudah dibayar di muka atas namamu — bukti potong itulah kunci untuk mengkreditkannya di SPT Tahunan. Hilang bukti potongnya, kredit pajaknya susah diklaim, dan penghasilan yang sama bisa kena pajak dua kali.

Setahun sekali: SPT Tahunan formulir 1770

Semua dokumen di atas bermuara di satu kewajiban tahunan: SPT Tahunan orang pribadi, paling lambat 31 Maret. Freelancer dengan penghasilan dari usaha atau pekerjaan bebas memakai formulir 1770 — varian 1770 S dan 1770 SS hanya untuk yang penghasilannya murni dari gaji sebagai pegawai. Telat lapor kena denda Rp100.000.

Untuk kebanyakan freelancer non-tenaga-ahli, pajaknya sendiri memakai skema PPh Final UMKM 0,5% atas omzet (PP 55/2022, dipermanenkan PP 20/2026): omzet Rp500 juta pertama setahun bebas pajak, sisanya kena 0,5%, dan setorannya berjalan bulanan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya (PMK 81/2024). Pekerjaan bebas tenaga ahli — pengacara, akuntan, arsitek, konsultan, dokter — tidak masuk skema ini dan memakai NPPN; cek skemamu sebelum menghitung.

Mutasi rekening & e-wallet: bukti omzetmu

Skema 0,5% dihitung dari omzet — jadi catatan uang masuk adalah dokumen pajakmu juga. Simpan rekening koran, mutasi e-wallet, dan riwayat settlement QRIS dari PJP-mu, lalu cocokkan dengan invoice dan kwitansi. Dua kebiasaan yang menyelamatkan banyak orang: pisahkan rekening usaha dari rekening pribadi, dan arsipkan bukti transfer yang dikirim klien per invoice.

Faktur Pajak: hanya kalau kamu sudah PKP

Faktur Pajak adalah dokumen PPN — dan hanya Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang boleh menerbitkannya, itu pun hanya lewat e-Faktur di Coretax DJP. Pengukuhan PKP wajib saat omzet melewati Rp4,8 miliar setahun (di bawah itu boleh sukarela). PPN-nya: tarif resmi 12%, tetapi PMK 131/2024 menetapkan DPP 11/12 untuk barang/jasa non-mewah, sehingga efektifnya 11%.

Artinya: selama kamu belum PKP, dokumen pembayaranmu ya kwitansi — bukan Faktur Pajak, dan tidak perlu memungut PPN. Kalau kamu sudah PKP, kwitansi tetap kwitansi; Faktur Pajak-nya terbit terpisah lewat e-Faktur, dan dokumen dari Tagihin mencantumkan catatan “Faktur Pajak diterbitkan terpisah melalui e-Faktur (Coretax DJP).”

Orang pribadi vs PT: apa bedanya soal dokumen?

Surat penawaran, invoice, dan kwitansi bisa diterbitkan orang pribadi — modalnya nama, alamat, dan NPWP/NIK. Tidak perlu PT.
Faktur Pajak terikat status PKP, bukan bentuk badan — PT yang belum PKP juga tidak boleh menerbitkannya.
Yang berubah saat dibayar perusahaan: orang pribadi dipotong PPh 21 (efektif 2,5%), badan dipotong PPh 23 (2% jasa) — dua-duanya berhak atas bukti potong.
PKP atau bukan, PT atau bukan — SPT Tahunan tetap wajib (orang pribadi 31 Maret, badan 30 April).

Terbitkan semuanya dari satu tempat dengan Tagihin

Tagihin membereskan empat dokumen pertama dalam satu alur: buat surat penawaran, ubah jadi invoice sekali klik, lampirkan QR QRIS dinamis bernominal pas (dibuat dari QRIS statismu sendiri — uang masuk langsung ke rekeningmu lewat PJP-mu), lalu terbitkan kwitansi begitu pembayaran masuk — lengkap dengan terbilang dan pengingat meterai untuk nominal di atas Rp5 juta. Untuk klien perusahaan, Tagihin juga punya generator draf bukti potong — buat drafnya, lalu kirimkan sendiri bersama invoice supaya tim finance klien tinggal menyalinnya ke e-Bupot. Semua dokumen dua bahasa (Indonesia/Inggris), dan riwayat pelanggan tersimpan otomatis.

Batas layanan: draf bukti potong dari Tagihin adalah pratinjau berlabel “Draf — bukan dokumen resmi DJP; penerbitan resmi melalui e-Bupot (Coretax)”. Tagihin juga tidak menerbitkan Faktur Pajak dan tidak melaporkan atau menyetorkan pajak atas namamu.

Mulai gratis — dokumen rapi dalam 20 detik →

Tanpa kartu kredit — mulai dari paket gratis.

Lihat juga: memilih aplikasi invoice · kalkulator PPh · freelancer & PPN

Informasi per tanggal tinjauan 10 Jun 2026, merujuk antara lain pada PP 55/2022 jo. PP 20/2026, PMK 131/2024, PMK 81/2024, PMK 168/2023, dan UU 10/2020. Bersifat pengetahuan umum, bukan nasihat pajak per kasus — verifikasi ke DJP (Kring Pajak 1500200) atau konsultan pajakmu sebelum dipakai.